Haklarını Öğren
DOSYA Nº 043 · İŞVEREN HAKLARI
İşveren Hangi Kayıtları Tutmalı? İzin, Mesai, Bordro: İspat Kimde?
Yayın: · Mevzuat kontrol: 25.10.2026
İşveren hangi kayıtları tutmak zorunda? İzin defteri kanunda var mı, ücret hesap pusulası bankaya ödemede de gerekir mi, ispat kimde?
Hazırlayan: Haklarını Öğren editörlüğü. Avukat onayı değildir. Nasıl hazırlanıyor?
Dosya
Kısa cevap
İş Kanunu işverene yıllık izin için izin kayıt belgesi tutmayı (m.56/6), ödemelerde ücret hesap pusulası vermeyi (m.37) ve özlük dosyası düzenlemeyi (m.75) yükler; İş Kanunu'nda “izin defteri” ve “puantaj” sözcükleri geçmez. Yargıtay 9. HD kararlarına göre izin kullandırıldığını işveren, fazla çalışmayı işçi ispatlar (yazılı belge yoksa tanıkla da). İş Kanunu saklama süresi vermez; SGK'ya karşı işyeri defter, kayıt ve belgeleri ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere 10 yıl, kamu idareleri 30 yıl saklanır (SSGSSK m.86/2).
Genel bilgilendirmedir; her olayın ayrıntısı sonucu değiştirebilir. Ayrıntılar, istisnalar ve kaynaklar aşağıda.
▶ Video yakında yayında
Bu dosyanın yeni videosu hazırlanıyor. Metin, süreler ve kaynaklar aşağıda.
Vaka
İşçiniz kullanmadığı izin ve fazla çalışma ücretini istiyor; siz kullandırdım ve ödedim diyorsunuz. Video, 4857 sayılı İş Kanunu (İşK) kapsamındaki işçiler içindir (İşK m.4 bazı işleri kapsam dışı bırakır; o işlerde uygulama anlatılmıyor).
Kanun ne diyor?
- İzin: İşveren yıllık ücretli izinleri gösterir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır (İşK m.56/6). Kanunda "izin defteri" sözcüğü geçmez; kayıtların şekli yönetmelikle gösterilir (m.60; izin kayıt belgesinin bu kapsamda olması çıkarımdır); Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği anlatılmıyor.
- Ücret hesap pusulası: İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan pusula vermek zorundadır; eklemeler ve kesintiler ayrı ayrı gösterilir (İşK m.37). Kanun işçinin imzasından söz etmez. Ücret bordrosu ayrı belgedir: Vergi Usul Kanunu'na (VUK m.238) göre bordroda ücretin alındığına dair imza veya mühür yazılır; ücret ödemesinde ayrıca makbuz alınıyorsa bu imza veya mühür zorunlu değildir. Aynı fıkra bazı ücret ödemeleri için bordro tutulmayacağını da söyler; vergi ayrıntısı anlatılmıyor.
- Özlük dosyası: İşveren kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları saklar, istendiğinde yetkililere gösterir; işçi hakkındaki bilgileri hukuka uygun kullanır, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı olanları açıklamaz (İşK m.75).
- Fazla çalışma: Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği'ne göre işçinin yazılı onayı alınır (zorunlu nedenlerle ve olağanüstü durumlarda aranmaz; işçi onayı otuz gün önceden yazılı bildirerek geri alabilir, m.9); işveren çalışma saatlerini gösteren belgeyi düzenler, imzalı nüshasını özlük dosyasında saklar (m.10). İş Kanunu'nda ve bu Yönetmelik'te "puantaj" sözcüğü geçmez; puantajın zorunlu olup olmadığı anlatılmıyor.
- Ceza: Pusula düzenlemeyen, fazla çalışma için onay almayan (m.102) ve özlük dosyası düzenlemeyen (m.104) işverene idari para cezası öngörülmüştür; tutar anlatılmıyor.
- Saklama: İş Kanunu saklama süresi vermez. Sosyal Güvenlik Kurumu'na karşı işyeri defter, kayıt ve belgeleri ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere 10 yıl, kamu idareleri 30 yıl saklar (5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (SSGSSK) m.86/2); hangi belgelerin girdiği anlatılmıyor. VUK m.253'te defter tutmak zorunda olanlar için defter ve vesikalar, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl muhafaza edilir (bordronun kapsamda olması çıkarımdır, vergi mevzuatına göre). Zamanaşımı süresi saklama süresi değildir.
Yargıtay uygulaması (kanun değil)
- İzin: Yargıtay 9. Hukuk Dairesi'nin (HD) üç bozma kararında (2025/7015 E., 2026/1673 E., 2026/84 E.) izin kullandırıldığının ispat yükü işverendedir; imzalı izin defteri veya eşdeğer belge gerekir, işveren işçiye yemin teklif edebilir. Bu Yargıtay'ın kalıbıdır, kanun lafzı değildir.
- Fazla çalışma: Türk Medeni Kanunu (TMK) m.6 ve 9. HD kararlarına göre fazla çalışmayı iddia eden işçi ispatlar; işyeri kayıtları delildir, yazılı belge yoksa tanıkla sonuca gidilir; imzalı bordro, yalnız bordroda görünen fazla çalışma için sahtelik ispat edilinceye kadar kesin delildir. Dairenin bazı kararlarında (bir kısmı yurt dışı işyeri dosyası) imzalı bordroda ihtirazi kayıt (işçinin alacağının daha fazla olduğu yönündeki kayıt) varsa fazlası her türlü delille, yoksa yazılı belgeyle ispatlanır. Bir yurt dışı işyeri kararında bordro gerçek ücreti yansıtmıyorsa imzasız bordroda tanık dahil her türlü delil kabul edilmiş, bordro hilesinde imzanın sonucu etkilemediği belirtilmiş, hile araştırılsın diye karar bozulmuştur. Yurt içi uygulaması, kayıt tutulmamasının ispata etkisi ve ödemenin kimin ispatlayacağı anlatılmıyor.
İşçi tarafı (Dosya 025, Dosya 026 ve Dosya 027)
Yıllık izin hakkından vazgeçilemez (İşK m.53/2). Kullandırılmadığı iddia edilen izin toplamda beş yıl veya daha fazlaysa bir kararda hâkimin işçiyi dinlemesi gerektiği belirtilmiştir; sonuç otomatik değildir.
Ne yapabilirsiniz?
İzin kayıt belgesinin, ücret hesap pusulasının, özlük dosyasının, fazla çalışma belgesinin ve imzalanan belgelerin hukuki değeri iki taraf için de olaya ve belgelere göre değişir.
Süreler
| Durum | Süre | Ne zaman başlar? | Dayanak |
|---|---|---|---|
| İş Kanunu: izin kayıt belgesi, ücret hesap pusulası, özlük dosyası ve fazla çalışma belgesinin saklanma süresi | Kanun süre vermez | İşK m.75 özlük dosyasında belge ve kayıtların “saklanmasını” ve istendiğinde gösterilmesini yazar; m.37, m.56 ve Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9-10 de saklama süresi söylemez. “İş Kanunu puantajı ya da izin defterini X yıl saklamayı zorunlu kılar” denmez; kanunda bu sözcükler geçmez. | İşK m.75, 37, 56; Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9-10 |
| Sosyal Güvenlik Kurumu'na karşı: işyeri defter, kayıt ve belgeleri | 10 yıl (kamu idareleri için 30 yıl) | İlgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere; Kurum memurlarınca istenirse 15 gün içinde ibraz edilir. Hangi belgenin (puantaj, izin kayıt belgesi, hesap pusulası) “işyeri defter, kayıt ve belgeleri” sayıldığı maddede yazmaz; bu sayfada anlatılmıyor. Bu, saklama tavsiyesi değil, kanun sürelerinin aktarımıdır. | SSGSSK m.86/2 |
| Vergi mevzuatı: defterler ve “üçüncü kısımda yazılı vesikalar” | 5 yıl | İlgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak, defter tutmak zorunda olanlar için. Ücret bordrosunun (VUK m.238) bu kapsamda olması çıkarımdır, yoruma açıktır; vergi mevzuatına göre değerlendirilir. SGK bakımından ayrıca 10 yıl söz konusudur; iki süre ayrı cümlelerle okunur. | VUK m.253, 238 |
| Zamanaşımı (saklama süresi değildir) | 5 yıl (ücret alacağı; yıllık izin ücreti ve Ek m.3'te sayılan tazminatlar) | Zamanaşımı dava hakkının süresidir; kaydı ne kadar elde tutmak gerektiğini belirlemez. Fazla çalışma ücretinin hangi zamanaşımı süresine tabi olduğu ve başlangıcı bu sayfada anlatılmıyor. | İşK m.32 (son fıkra), Ek m.3 |
Sık yapılan yanlışlar
Yanlış: Kanun izin defteri tutmayı zorunlu kılar.
Doğrusu: İş Kanunu m.56/6 “izin kayıt belgesi” tutmayı yazar; “izin defteri” sözcüğü kanunda geçmez. “İmzalı izin defteri veya eşdeğer belge” Yargıtay 9. HD'nin ispat kalıbıdır (üç kararında, hepsi bozma).
Yanlış: İş Kanunu puantaj tutmayı zorunlu kılar; puantaj şu kadar yıl saklanır.
Doğrusu: İş Kanunu ve Fazla Çalışma Yönetmeliği “puantaj” sözcüğünü kullanmaz; saklama süresi de vermez. Puantajın zorunlu olup olmadığı ve 10 yıllık SGK saklama kapsamına genel olarak girip girmediği bu sayfada anlatılmıyor. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m.102/13, ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılar için eksik çalışmaya ilişkin belgeler arasında “sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları”nı sayar ve bu belgelerin SSGSSK m.86/2'deki süreyle saklanacağını yazar; bu hüküm yalnız eksik gün belgeleri içindir. Fazla çalışma saatlerini gösteren belge ise Yönetmelik m.10'a göre düzenlenir.
Yanlış: Bordroyu işçiye imzalatmak İş Kanunu gereği zorunludur.
Doğrusu: İşK m.37 pusulanın işverence verilmesini yazar; işçinin imzasından söz etmez. Bordrodaki “ücretin alındığına dair imza” satırı Vergi Usul Kanunu'ndandır ve ayrıca makbuz alınıyorsa imza veya mühür zorunlu değildir (VUK m.238). İmzanın delil değeri Yargıtay'da ayrı bir konudur (fazla çalışma bakımından, imzalı bordroda görünen kısım için sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delildir; bordroda görünenden fazlası ayrı kurallara bağlıdır).
Yanlış: Ücret banka yoluyla ödeniyorsa ücret hesap pusulası vermek gerekmez.
Doğrusu: İşK m.37 “işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde” pusula verilmesini yazar; 37. maddeye aykırı olarak ücrete ilişkin hesap pusulası düzenlemeyene idari para cezası öngörülmüştür (m.102). Tutar anlatılmıyor.
Yanlış: Fazla mesaide ispat işçide olduğuna göre işverenin kayıt tutması gerekmez.
Doğrusu: Yargıtay 9. HD kararlarına göre fazla çalışmayı iddia eden işçi ispatlar (TMK m.6 genel kuralı); ama Yönetmelik m.10'a göre işveren çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenleyip imzalı nüshasını özlük dosyasında saklar ve işçinin yazılı onayını alır (m.9). Kayıt tutulmamasının ispata etkisi bu sayfada anlatılmıyor.
Yanlış: İmzalı bordro varsa işçi başka bir şey isteyemez.
Doğrusu: Yargıtay 9. HD kararlarına göre imzalı bordro, sahteliği ispat edilinceye kadar bordroda görünen fazla çalışma bakımından kesin delildir ve görünen fazla çalışma ödenmiş sayılır. Ancak bazı kararlarında (bir kısmı yurt dışı işyeri dosyası) daire, imzalı bordroda işçinin ihtirazi kaydı (alacağının daha fazla olduğu yönündeki kayıt) varsa bordroda görünenden fazlasının her türlü delille, ihtirazi kayıt yoksa yazılı belgeyle ispatlanacağını söylemiştir. Bir yurt dışı işyeri kararında bordrodaki ücret gerçek ücreti yansıtmıyorsa imzasız bordroda tanık dahil her türlü delil kabul edilmiş, bordro hilesinde bordronun imzalı ya da imzasız olmasının sonucu etkilemediği belirtilmiştir. Bu kalıpların yurt içi dosyalara uygulanışı anlatılmıyor. Sonuç olaya göre değişir.
Yanlış: İzin belgesi yoksa işçi bütün izin ücretini alır.
Doğrusu: İzin kullandırıldığını işveren ispatlar; ama bir kararda kullandırılmadığı iddia edilen izin toplamda beş yıl veya daha fazlaysa hâkimin işçiyi bizzat dinlemesi gerektiği belirtilmiştir. Karar bozma kararıdır, olaya özgüdür; sonuç otomatik değildir.
Sık sorulan sorular
1Yıllık izin defteri tutmak zorunlu mu?
İşK m.56/6 işverenin işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesi tutmasını yazar; kayıtların şekli yönetmelikle gösterilir (m.60). Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği bu sayfada anlatılmıyor. Yargıtay 9. HD üç kararında izin kullandırıldığını işverenin imzalı izin defteri veya eşdeğer belge ile kanıtlaması gerektiğini söylemiştir.
2Puantaj kayıtları kaç yıl saklanır?
İş Kanunu saklama süresi vermez ve “puantaj” sözcüğünü kullanmaz. SGK'ya karşı işyeri defter, kayıt ve belgeleri ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere 10 yıl, kamu idareleri 30 yıl saklanır (SSGSSK m.86/2); puantajın bu kapsama genel olarak girip girmediği bu sayfada anlatılmıyor. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m.102/13, eksik gün belgeleri arasında “sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları”nı sayar ve bunların aynı süreyle saklanacağını yazar; bu hüküm yalnız eksik gün belgeleri içindir. VUK m.253'te defter tutmak zorunda olanlar için defter ve vesikalar, ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl muhafaza edilir; zamanaşımı süresi saklama süresi değildir.
3Bordro imzalatmak zorunlu mu?
İşK m.37 işçiye imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan ücret hesap pusulası verilmesini ister; işçi imzası lafızda yoktur. Ücret bordrosundaki imza satırı VUK m.238'dendir; ücret ödemesinde ayrıca makbuz alınıyorsa imza veya mühür konulması mecburi değildir. Yargıtay 9. HD, imzalı bordroda görünen fazla çalışmanın ödendiğini sahtelik ispat edilinceye kadar kesin delil sayar; bordroda görünenden fazlası için işçinin ihtirazi kaydı (alacağının daha fazla olduğu yönündeki kayıt) varsa her türlü delil, ihtirazi kayıtsız imzalı bordroda yazılı belge gerekir (ayrıntı Dosya 027). Yıllık izin hakkından vazgeçilemez (m.53/2).
4Ücret hesap pusulası vermek zorunlu mu?
Evet: işyerinde veya bankaya yapılan ödemelerde ücret hesabını gösterir pusula verilir; eklemeler ve kesintiler ayrı ayrı gösterilir (İşK m.37). Vermeyene idari para cezası öngörülmüştür (m.102); tutar anlatılmıyor.
5Fazla mesai kaydı tutmak zorunlu mu?
Fazla Çalışma Yönetmeliği m.10'a göre işveren fazla çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenler ve imzalı nüshasını işçinin özlük dosyasında saklar; m.9'a göre işçinin yazılı onayı gerekir (zorunlu nedenlerle ve olağanüstü durumlarda aranmaz). Fazla çalışmayı iddia eden işçi ispatlar; yazılı belge yoksa tanıkla da ispat edilebilir (9. HD).
6Kayıt eksik ya da bordro imzasızsa işçi ne yapabilir?
Yargıtay 9. HD'ye göre fazla çalışma işyeri kayıtlarıyla, yazılı belge yoksa tanıkla kanıtlanır; çalışma düzenini bilmeyen tanığa değer verilmez. Daire bazı kararlarında (bir kısmı yurt dışı işyeri dosyası), imzalı bordroda işçinin ihtirazi kaydı varsa bordroda görünenden fazlasının her türlü delille, ihtirazi kayıt yoksa yazılı belgeyle ispatlanacağını söylemiştir. Bir yurt dışı işyeri kararında bordrodaki ücret gerçek ücreti yansıtmıyorsa imzasız bordroda tanık dahil her türlü delil kabul edilmiş, bordro hilesinde imzanın sonucu etkilemediği belirtilmiştir. Sonuç olaya göre değişir; ayrıntı Dosya 027'dedir.
Bağlantılı dosyalar
Kaynaklar
Bu sayfada bir hata mı gördünüz? Düzeltme bildirin (e-posta uygulamanız hazır bir şablonla açılır; açılmazsa iletisim@haklariniogren.com adresine yazabilirsiniz)